Come allestire un budget partecipativo come Comune

Il perimetro e le modalità di funzionamento vengono definiti.

Domande da porsi:

Quale strumento normativo adottare per definire le modalità di funzionamento del budget partecipativo? Una direttiva, una risoluzione municipale, un’ordinanza, ...?

Come vengono selezionati i progetti ammessi al finanziamento? Tramite un voto della popolazione (modello del budget partecipativo) oppure da una commissione, da un servizio dell’amministrazione comunale o dall’esecutivo (modello del bando di concorso)?

Quali sono i criteri di ammissibilità e di fattibilità dei progetti? Sono definiti dei temi (ad esempio: energia, clima)? È definita una scala d’intervento (ad esempio un quartiere)? I progetti che comportano futuri costi di esercizio sono ammissibili oppure devono essere concepiti in modo da non generare oneri permanenti per il Comune? Si sostiene unicamente l’avvio di nuovi progetti (o sotto progetti) oppure sono ammissibili anche progetti già esistenti?

Chi può presentare dei progetti? La popolazione, le associazioni, le imprese, i gruppi politici?

Da dove provengono le risorse finanziarie messe a disposizione? Da un fondo, da un budget esistente, da un nuovo credito definito dall’esecutivo da sottoporre al legislativo?

Quale importo viene messo a disposizione e come viene ripartito tra i progetti? È previsto un importo forfettario per progetto oppure una percentuale di copertura dei costi fino a un importo massimo per progetto? È fissato un numero massimo di progetti che possono beneficiare di un contributo? È regolamentato il cumulo con eventuali altri incentivi federali e cantonali?

Chi sarà responsabile della realizzazione dei progetti selezionati? I progetti saranno realizzati dai loro promotori oppure il Comune si occuperà direttamente della loro attuazione?

Nel caso in cui i progetti siano realizzati dai promotori del progetto, quale tipo di accordo viene concluso tra il Comune e il beneficiario del contributo? Si tratta di un contratto di sovvenzione o di una procedura di sovvenzione prevista da un’eventuale ordinanza comunale esistente?

Quali sono le condizioni per ottenere il finanziamento? Come vengono definite le responsabilità? Quali sono gli importi e le condizioni di versamento del contributo concesso? Quali giustificativi sono richiesti? Quali sono le modalità previste in caso di abbandono o di insuccesso del progetto?

Quali sono le tempistiche? Quali sono le date di pubblicazione della documentazione, di lancio, di promozione, di chiusura, di comunicazione della decisione, degli eventuali rapporti intermedi e il termine per la realizzazione dei progetti?

Consigli

Il quadro di una politica pubblica esistente può essere utilizzato per definire determinati criteri. Ad esempio, il budget partecipativo della Città di Renens si basa sul suo “Plan climat” (piano climatico) per determinare le tematiche dei progetti ammissibili, mentre la Città di Losanna ha scelto di porre l’accento su progetti che favoriscono la vita di quartiere e la convivenza.

Una comunicazione diversificata garantisce la visibilità dell’iniziativa e favorisce un’ampia partecipazione della cittadinanza.

Domande da porsi:

Dove centralizzare le informazioni sull’iniziativa del budget partecipativo? Sul sito web comunale, su una piattaforma di partecipazione?

Quali canali saranno utilizzati per il lancio e le campagne promozionali rivolte al grande pubblico? Tramite affissioni pubbliche, una newsletter, un invio ai fuochi, il bollettino comunale, i social media, il sito web comunale?

Quali intermediari coinvolgere per diffondere l’informazione? Gruppi d’interesse o associazioni possono contribuire alla diffusione dell’informazione? Quali attori interni all’amministrazione possono fungere da intermediari?

Consigli

Può essere utile definire una strategia di comunicazione a monte. Per favorire la partecipazione è opportuno predisporre materiali di comunicazione e procedure semplici e dirette.

I servizi che ricevono regolarmente richieste di finanziamento da parte di associazioni locali rappresentano intermediari chiave per reindirizzare tali richieste verso il budget partecipativo.

I progetti vengono raccolti.

Domande da porsi:

Attraverso quale canale possono essere inoltrati i progetti? L’inoltro avviene tramite una soluzione digitale (ad esempio una piattaforma dedicata) oppure è prevista anche una modalità fisica (ad esempio una cassetta delle lettere)?

Cosa deve contenere il dossier di candidatura? È previsto un modulo standard unico da compilare? Quali documenti supplementari devono essere forniti (partner, sostenitori, budget dettagliato, cronoprogramma, ecc.)?

Quale tipo di supporto viene offerto ai proponenti per l'inoltro dei progetti? Una hotline telefonica, una piattaforma digitale per l’invio di domande, un gruppo di accompagnamento definito in precedenza, esperti disponibili in presenza, ecc.?

Consigli

La Città di Losanna ha organizzato delle sessioni informative in presenza per rispondere alle domande e fornire supporto per l'inoltro dei progetti. Anche alcuni intermediari, ad esempio le associazioni di quartiere, possono svolgere un ruolo importante nella fase di ricezione dei progetti.

La conformità ai criteri e la fattibilità dei progetti presentati vengono verificate.

Domande da porsi:

Chi è incaricato di verificare la fattibilità tecnica, giuridica e finanziaria dei progetti? Una commissione esistente (ad esempio una commissione energia o un gruppo di lavoro sul Piano energetico o climatico), un servizio definito dell’amministrazione comunale, una commissione ad hoc, un mandatario esterno?

Come viene effettuata l’analisi della conformità dei progetti? Esiste una valutazione standardizzata (es.: check-list) per verificare il rispetto dei criteri di ammissibilità e dei criteri di fattibilità tecnica, giuridica e finanziaria dei progetti, in modo da garantire che la verifica sia effettuata in modo uniforme indipendentemente dalla persona o dal servizio che la svolge?

È utile prevedere un accompagnamento per adattare o affinare i progetti giudicati parzialmente ammissibili? Se l’accompagnamento è ritenuto necessario, chi ne è responsabile: una commissione esistente, un servizio comunale definito, una commissione ad hoc, un mandatario esterno?

Chi decide in via definitiva quali progetti sono ammessi alla fase di selezione? Una giuria, un servizio dell’amministrazione, i membri dell’esecutivo?

Consigli

Per garantire trasparenza e una buona comprensione del processo, è opportuno comunicare chiaramente alla popolazione come si svolge l’analisi di fattibilità e quali sono i criteri di valutazione dei progetti.

Un’analisi preliminare consente di evitare l’attuazione di progetti tecnicamente o giuridicamente irrealizzabili oppure che generano costi permanenti supplementari per il Comune. Ad esempio, la Città di Renens ha stabilito che la fattibilità dei progetti venga valutata dai servizi comunali competenti e che i promotori dei progetti possano essere invitati a completare o a presentare nuovamente i propri progetti.

I progetti ritenuti ammissibili e fattibili vengono selezionati per ricevere un finanziamento.

Modello del budget partecipativo (voto della popolazione)

Domande da porsi:

Chi può partecipare al voto dei progetti? Tutti, soltanto gli abitanti del Comune, gli aventi diritto di voto, le associazioni e le imprese attive a livello locale, i gruppi politici?

Quali canali vengono utilizzati per sottoporre i progetti al voto? Un invio ai fuochi, il bollettino comunale, i social media, il sito web comunale, una piattaforma dedicata, un evento dedicato?

Come sarà organizzato il voto? I votanti possono scegliere più progetti? Il voto avviene esclusivamente online, per corrispondenza, in presenza oppure attraverso una soluzione combinata?

Come saranno annunciati i progetti selezionati e i progetti non selezionati? Online sul sito del Comune, su una piattaforma dedicata, tramite comunicazioni dedicate, tramite inserzioni in comunicazioni già esistenti, attraverso un evento pubblico? I progetti respinti vengono motivati e vengono formulate proposte di miglioramento?

Modello del bando di concorso

Domande da porsi:

Come procede il Comune alla selezione dei progetti? I progetti vengono selezionati da un servizio comunale specifico, da una commissione esistente o da una giuria ad hoc? Sono approvati dall’esecutivo o dal legislativo?

Tutti i progetti ricevuti vengono presentati al grande pubblico, indipendentemente dalla loro fattibilità? Vengono presentati anche i progetti non selezionati o quelli ritenuti non ammissibili? In quale modo (cfr. domanda seguente)?

Come saranno annunciati i progetti selezionati e i progetti non selezionati? Online sul sito del Comune, su una piattaforma dedicata, tramite comunicazioni dedicate, tramite inserzioni in comunicazioni già esistenti, attraverso un evento pubblico? I progetti respinti vengono motivati e vengono formulate proposte di miglioramento?

Consigli

Il modello del budget partecipativo con voto della popolazione favorisce la partecipazione della cittadinanza, mentre il modello del bando di concorso con selezione interna al Comune permette di garantire una migliore coerenza con le politiche pubbliche esistenti e con i relativi obiettivi. Ad esempio, a Chalais i progetti ammissibili vengono sottoposti al voto della popolazione maggiorenne (modello del budget partecipativo), mentre a Montreux l’Ufficio della sostenibilità valuta i progetti e il Municipio ne convalida la selezione (modello del bando di concorso).

I progetti selezionati vengono seguiti e realizzati.

Domande da porsi:

Nel caso in cui i progetti siano realizzati dal Comune, chi ne è responsabile? Un servizio dell’amministrazione, un mandatario esterno?

Nel caso in cui i progetti siano realizzati dai promotori del progetto, è opportuno prevedere un accompagnamento amministrativo o tecnico durante la realizzazione? In caso affermativo, chi è incaricato di fornirlo? Un servizio dell’amministrazione, un mandatario esterno? Quale tipo di supporto deve offrire (messa a disposizione di dati e statistiche, di competenze tecniche, ecc.)?

I promotori del progetto o i responsabili della sua realizzazione devono informare il Comune sullo stato di avanzamento del progetto e secondo quali termini? Quali sono le modalità definite a tale scopo (tempistiche, modalità di trasmissione, ecc.)? È previsto un modello di rapporto intermedio?

Come si conclude ufficialmente il progetto? Con la consegna di un rapporto finale da parte dei responsabili (sulla base di un modello di rapporto) e/o con la compilazione di un formulario per la richiesta del versamento del saldo del contributo?

Consigli

Nel caso in cui la realizzazione sia affidata ai promotori del progetto, la firma di una convenzione o di un contratto permette di formalizzare le responsabilità e le modalità di utilizzo e di versamento del budget. L’introduzione di un accompagnamento offerto dal Comune facilita la realizzazione del progetto, ma richiede risorse supplementari.

Comunicazione al grande pubblico dei risultati dei progetti realizzati.

Domande da porsi:

Come valorizzare i progetti realizzati presso la popolazione e il grande pubblico? Vengono pubblicati sul sito web, nel bollettino comunale e sui social media del Comune, comunicati attraverso i media, presentati direttamente alla popolazione sul territorio oppure nell’ambito di un evento dedicato?

Come valorizzare l’esperienza per migliorare le future edizioni? Ad esempio tramite un formulario di valutazione destinato ai responsabili dei progetti finanziati, alle collaboratrici e ai collaboratori dell’amministrazione comunale e a tutte le persone interne ed esterne coinvolte nel processo?

Consigli

Una comunicazione trasparente sui progetti realizzati permette di dare visibilità all’impegno del Comune nei confronti dei propri cittadini e anche dei gruppi d’interesse, contribuendo così a rafforzare la fiducia e a incoraggiare la partecipazione nelle edizioni successive.